Die EU-Staaten passen die Rahmenbedingungen für grenzüberschreitende Remote-Arbeit an. Offiziell sollen die neuen Maßnahmen Vereinfachungen bringen, doch die Umsetzung könnte für Unternehmen und Arbeitnehmer komplexer werden. Diese Entwicklung erfordert eine Neubewertung von Remote-Work-Strategien und beeinflusst die Gestaltung internationaler Arbeitsbeziehungen.

Die Komplexität grenzüberschreitender Remote-Arbeit

Die COVID-19-Pandemie beschleunigte die Akzeptanz von Remote-Arbeit deutlich. Arbeiteten 2019 lediglich 11 Prozent der EU-Bürger von zu Hause, stieg dieser Anteil 2021 auf 22 Prozent. Dieser Zuwachs entsprach einer Beschleunigung um etwa sechs Jahre gegenüber Vor-Pandemie-Prognosen.

Bestehende Regelwerke, wie das Rahmenabkommen über Telearbeit von 2002, waren EU-weit uneinheitlich und galten in Teilen als veraltet. Infolge dessen intensivieren die EU und ihre Mitgliedstaaten ihre Regulierungsbemühungen. Im Fokus stehen Sozialversicherungsbeiträge, Besteuerung, Datensicherheit, Arbeitszeiten und das Recht auf Nichterreichbarkeit.

Ein zentrales Element ist das multilaterale Rahmenabkommen auf Basis der Verordnung (EG) 883/04. Es trat am 1. Juli 2023 in Kraft und regelt die Sozialversicherungspflichten bei grenzüberschreitender Telearbeit. Grundsätzlich gilt weiterhin, dass Sozialversicherungsbeiträge im Land der physischen Anwesenheit des Mitarbeiters zu entrichten sind.

Das Rahmenabkommen enthält Ausnahmen: Wird weniger als 25 Prozent der Tätigkeit im Wohnsitzland ausgeübt, bleiben die Sozialversicherungspflichten im Staat des Arbeitgebers. Liegt der Anteil der Tätigkeit im Wohnsitzland zwischen 25 und 49,99 Prozent, kann ein Freistellungsabkommen beantragt werden. Dieses ist zunächst für drei Jahre gültig und verlängerbar.

Das multilaterale Rahmenabkommen dient zunächst als Übergangsbestimmung für fünf Jahre und verlängert sich danach automatisch um weitere fünf Jahre. In Deutschland war die Antragsstellung für das Freistellungsabkommen bis zum 30. Juni 2024 rückwirkend für bis zu zwölf Monate möglich.

Steuerliche Risiken und neue AÜG-Richtlinien

Parallel zu den Sozialversicherungsfragen entstehen steuerliche Herausforderungen. Grenzüberschreitende Remote-Arbeit kann das Risiko einer Betriebsstätte im Wohnsitzland des Mitarbeiters begründen. Dies kann zu Steuerpflichten des Arbeitgebers in diesem Staat führen.

Rödl & Partner berichteten im März 2026 über neue Kriterien zur Beurteilung von Betriebsstättenrisiken bei grenzüberschreitender Remote-Arbeit. Eine vollständig einheitliche europäische Lösung für die steuerliche Behandlung besteht bislang nicht, was Compliance für grenzüberschreitend tätige Unternehmen erschwert.

In Deutschland traten am 15. Oktober 2024 neue Richtlinien der Bundesagentur für Arbeit zur Anwendung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) im internationalen Kontext in Kraft. Diese schränken Ausnahmen für „Employer of Record“ (EoR) Modelle ein, wenn Mitarbeiter im Ausland für deutsche Unternehmen tätig sind und eine virtuelle Verbindung nach Deutschland besteht.

Verstöße gegen das AÜG können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß nach sich ziehen.

Das Recht auf Nichterreichbarkeit und nationale Alleingänge

Das „Recht auf Nichterreichbarkeit“ rückt verstärkt in den Fokus. Es schützt Beschäftigte vor Arbeitsbelastung außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Mehrere EU-Länder, darunter Frankreich, Italien, Spanien und Belgien, haben nationale Regelungen hierzu eingeführt.

Das Europäische Parlament verabschiedete 2021 eine Gesetzesinitiative. Sie forderte den Ausschuss für Beschäftigung und soziale Angelegenheiten auf, Vorschläge für neue Telearbeitsregeln vorzulegen. Diese berücksichtigen auch das Recht auf Nichterreichbarkeit.

Fast 80 Prozent der Befragten gaben an, regelmäßig arbeitsbezogene Kommunikation außerhalb ihrer Arbeitszeiten zu erhalten, obwohl in ihrem Unternehmen eine entsprechende Richtlinie existiert.

Trotz Abstimmungsbemühungen auf EU-Ebene verfolgen einzelne Mitgliedstaaten eigene Regelungen. In Österreich trat zum 1. Januar 2025 ein neues Telearbeitsgesetz in Kraft.

Es ersetzt den Begriff „Homeoffice“ durch „Telearbeit“ und umfasst weitere Arbeitsorte. Spanien führte im Oktober 2026 Informationspflichten für Remote-Mitarbeiter ein. Zudem sind Maßnahmen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich vorgesehen.

Unternehmen vor strategischen Entscheidungen

Die verstärkte Regulierung der grenzüberschreitenden Remote-Arbeit stellt Unternehmen vor strategische Entscheidungen. Die Anpassung an komplexe Sozialversicherungs-, Steuer- und arbeitsrechtliche Vorschriften erhöht den Compliance Aufwand. Unternehmen müssen länderspezifische Vorgaben zu Arbeitsverträgen, Ausrüstung, Kostenerstattung, Vertraulichkeit und Zeiterfassung beachten.

Die Zersplitterung der Regelwerke und das Fehlen einer vollständigen Harmonisierung auf EU-Ebene erhöhen den administrativen Aufwand für die Beschäftigung von Remote-Mitarbeitern in anderen EU-Ländern. Ob die neuen Regeln multinationale Unternehmen tatsächlich davon abhalten, neue Remote-Mitarbeiter innerhalb der EU einzustellen, ist derzeit schwer zu beurteilen, wie Dean Rocco, Partner bei Wilson Elser, anmerkt. Die Richtlinien und Initiativen signalisieren jedoch eine verstärkte Kontrolle grenzüberschreitender und virtueller Beschäftigungsverhältnisse.

Die kommenden Monate werden zeigen, wie sich nationale Umsetzungen und mögliche EU-Harmonisierungsschritte entwickeln. Analysten und Marktbeobachter erwarten langfristige Folgen für den europäischen Arbeitsmarkt, die sich schrittweise entfalten werden.