• Workation boomt, doch die meisten Unternehmen agieren ohne klare Regeln – ein riskantes Spiel mit arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen.
  • Die 183-Tage-Regel, das Betriebsstättenrisiko und fehlende A1-Bescheinigungen können schnell zu teuren Überraschungen führen.
  • Ein durchdachtes Framework schützt besser als ein pauschales Verbot und steigert gleichzeitig die Attraktivität als Arbeitgeber.

Wer seine Mitarbeiter ins Ausland arbeiten lässt, ohne die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen, handelt fahrlässig. Workation ist kein verlängerter Urlaub mit Laptop, sondern eine Entsendung mit allen rechtlichen Implikationen. Unternehmen, die hier keine klaren Policies entwickeln, setzen sich erheblichen Haftungsrisiken aus – von Steuernachzahlungen bis zu ungewollten Betriebsstätten im Ausland.

Warum das Direktionsrecht allein nicht ausreicht

Nach § 106 der Gewerbeordnung bestimmt ihr als Arbeitgeber den Arbeitsort. Das bedeutet: Ohne eure ausdrückliche Zustimmung darf niemand einfach aus Lissabon oder Bali arbeiten, selbst wenn eine Homeoffice-Klausel im Vertrag steht. Homeoffice bezieht sich auf den Wohnsitz in Deutschland, nicht auf beliebige Aufenthaltsorte weltweit.

Wer ohne Erlaubnis ins Ausland geht und dort arbeitet, riskiert arbeitsrechtliche Konsequenzen – von der Abmahnung bis zur Kündigung. Doch auch wenn ihr zustimmt, seid ihr nicht aus dem Schneider. Denn Workation gilt rechtlich als Entsendung, und damit greifen zahlreiche weitere Vorschriften.

Innerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums gilt bei Aufenthalten bis zu vier Wochen grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht gemäß Artikel 8 der Rom-I-Verordnung. Allerdings können zwingende Schutzvorschriften des Gastlandes parallel Anwendung finden. Bei längeren Aufenthalten oder Tätigkeiten außerhalb der EU wird die Rechtslage deutlich komplexer. Hier müssen bilaterale Abkommen und nationales Recht des jeweiligen Landes geprüft werden.

Die unterschätzte Gefahr der 183-Tage-Regel

Viele Unternehmen kennen die 183-Tage-Regel aus Doppelbesteuerungsabkommen – doch nur wenige setzen sie konsequent um. Die Regel besagt: Arbeitet ein Mitarbeiter mehr als 183 Tage im Jahr in einem anderen Staat, kann das Besteuerungsrecht auf diesen Staat übergehen. Das Problem: Die Zählung erfolgt oft nach unterschiedlichen Methoden, je nach Doppelbesteuerungsabkommen.

Bis zu dieser Grenze bleibt in der Regel das deutsche Lohnsteuerrecht anwendbar. Überschreitet ein Mitarbeiter diese Schwelle, droht Doppelbesteuerung oder eine vollständige Verlagerung der Steuerpflicht. Für euch als Arbeitgeber bedeutet das: Ihr müsst die Aufenthalte eurer Mitarbeiter dokumentieren und überwachen. Ohne zentrale Erfassung verliert ihr schnell den Überblick.

Besonders tückisch wird es bei Mitarbeitern, die mehrere kürzere Workations über das Jahr verteilt machen. Auch diese Tage summieren sich. Wer im Frühjahr drei Wochen in Portugal arbeitet, im Sommer vier Wochen in Griechenland und im Herbst nochmal zwei Wochen in Spanien, bewegt sich bereits in einem kritischen Bereich.

Betriebsstätten entstehen schneller als gedacht

Das Betriebsstättenrisiko ist für viele Unternehmen eine abstrakte Bedrohung – bis die Steuerbehörden eines ausländischen Staates plötzlich Unternehmensgewinne dort besteuern wollen. Eine Betriebsstätte entsteht nicht nur durch feste Büros oder Niederlassungen. Auch ein Mitarbeiter, der regelmäßig von einem ausländischen Standort aus arbeitet und dort Entscheidungsbefugnisse ausübt oder Kundenkontakte pflegt, kann eine Betriebsstätte begründen.

Die Kriterien variieren je nach Land und Doppelbesteuerungsabkommen. Entscheidend sind Faktoren wie die Dauer des Aufenthalts, die Art der Tätigkeit und die Befugnisse des Mitarbeiters. Ein Vertriebsleiter, der regelmäßig aus Barcelona arbeitet und von dort Vertragsverhandlungen führt, stellt ein höheres Risiko dar als ein Softwareentwickler, der rein intern arbeitet.

Sozialversicherung: Die A1-Bescheinigung ist Pflicht

Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz regelt die Verordnung (EG) Nr. 883/2004, dass Arbeitnehmer grundsätzlich nur den Sozialversicherungsvorschriften eines Staates unterliegen. Bei vorübergehenden Tätigkeiten im Ausland bleibt es beim deutschen System – vorausgesetzt, ihr beantragt eine A1-Bescheinigung. Diese dokumentiert, dass deutsche Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden und verhindert Doppelbelastungen.

Ohne A1-Bescheinigung drohen Nachforderungen der ausländischen Sozialversicherungsträger. Die Bescheinigung muss vor Beginn der Tätigkeit beantragt werden, nicht nachträglich. Gerade bei spontanen Workations wird dieser Schritt oft vergessen. Außerhalb der EU wird es noch komplizierter: Hier müssen bilaterale Sozialversicherungsabkommen geprüft werden. In vielen Ländern existieren solche Abkommen gar nicht, was zu unerwarteten Pflichten im Ausland führen kann.

Arbeitserlaubnis und Datenschutz als weitere Hürden

In zahlreichen Ländern benötigen Arbeitnehmer eine Arbeitserlaubnis, selbst wenn sie für ein deutsches Unternehmen tätig sind. Die Anforderungen unterscheiden sich erheblich. Während einige Staaten digitale Nomadenvisa eingeführt haben, die Workation erleichtern, verbieten andere jede Form der Erwerbstätigkeit ohne spezielle Genehmigung. Verstöße können zivil- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Der Datenschutz ist ein weiterer kritischer Punkt. Arbeitet ein Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten aus einem Drittland, muss die DSGVO-Konformität gewährleistet sein. Das betrifft nicht nur die technische Infrastruktur, sondern auch die rechtlichen Grundlagen für den Datentransfer. In Ländern ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission sind Standardvertragsklauseln oder andere Garantien erforderlich.

Die IT-Sicherheit darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Öffentliche WLAN-Netze in Hotels oder Cafés sind anfällig für Angriffe. VPN-Verbindungen, verschlüsselte Kommunikation und klare Richtlinien zur Gerätenutzung gehören zum Pflichtprogramm. Auch die Frage, welche Geräte verwendet werden dürfen und wie der Zugriff auf Unternehmensdaten geregelt ist, muss vertraglich geklärt sein.

Kosten und steuerliche Absetzbarkeit richtig handhaben

Nicht jeder Workation-Aufwand ist steuerlich absetzbar. Entscheidend ist die betriebliche Veranlassung. Reisekosten, Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn die Workation überwiegend betrieblich veranlasst ist – etwa bei Kundenterminen vor Ort oder Projektarbeit, die den Auslandsaufenthalt erfordert.

Rein privat motivierte Aufenthalte, bei denen nebenbei gearbeitet wird, sind nicht absetzbar. Die Abgrenzung ist oft schwierig und erfordert eine saubere Dokumentation. Für Arbeitnehmer können Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie die Kosten selbst tragen und nachweisen können, dass die Workation beruflich veranlasst war. Hier empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater, um spätere Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Ihr habt als Arbeitgeber eine Informationspflicht: Klärt eure Mitarbeiter über steuerliche Risiken auf und dokumentiert die Verantwortlichkeiten in einer Zusatzvereinbarung. Das schützt beide Seiten. Manche Mitarbeiter müssen möglicherweise eine Steuererklärung im Ausland abgeben, selbst wenn keine Steuerpflicht entsteht. Auch darüber solltet ihr informieren.

Framework statt Verbot: So gestaltet ihr eine wirksame Policy

Ein pauschales Verbot von Workation ist keine Lösung. Es schadet eurer Attraktivität als Arbeitgeber und ignoriert die Realität moderner Arbeitswelten. Stattdessen braucht ihr ein klares Framework, das Chancen ermöglicht und Risiken minimiert.

Eine Betriebsvereinbarung oder eine unternehmensweite Policy sollte folgende Punkte regeln: maximale Dauer pro Jahr und pro Aufenthalt (empfohlen: deutlich unter 183 Tagen), zugelassene Länder (EU-Staaten sind unkomplizierter als Drittstaaten), Ausschluss bestimmter Tätigkeiten oder Personengruppen (etwa Führungskräfte mit Entscheidungsbefugnissen in kritischen Märkten), Genehmigungsverfahren und Dokumentationspflichten.

Zusatzvereinbarungen für jeden einzelnen Workation-Aufenthalt konkretisieren die Rahmenbedingungen: Arbeitsort, Zeitraum, geltende Arbeitszeiten, Erreichbarkeit, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Verantwortlichkeiten, Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen sowie Kostenregelungen. Diese Vereinbarungen schützen euch rechtlich und schaffen Klarheit für alle Beteiligten.

Prüft länderspezifische Besonderheiten vor jeder Genehmigung. Innerhalb der EU ist Workation relativ unkompliziert umsetzbar. Bei Drittstaaten wird die Prüfung aufwendiger. Hier lohnt sich eine Checkliste mit den wichtigsten Kriterien: Doppelbesteuerungsabkommen, Sozialversicherungsabkommen, Arbeitserlaubnis, Datenschutzniveau, politische Stabilität.

Warum sich der Aufwand lohnt

Workation steigert nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit und macht euch als Arbeitgeber attraktiver. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein echter Wettbewerbsvorteil. Wer flexible Arbeitsmodelle bietet, zieht Talente an und bindet sie langfristig. Ein durchdachtes Framework zeigt, dass ihr moderne Arbeitsformen ernst nehmt und gleichzeitig verantwortungsvoll handelt.

Die Alternative – ein Verbot oder Wegschauen – birgt deutlich höhere Risiken. Mitarbeiter, die heimlich aus dem Ausland arbeiten, setzen euch allen genannten Gefahren aus, ohne dass ihr Kontrolle oder Dokumentation habt. Eine offene, geregelte Handhabung schafft Transparenz und schützt beide Seiten.

Kontinuierliche Prüfung der Rechtslage ist erforderlich. Doppelbesteuerungsabkommen ändern sich, neue Visa-Programme entstehen, und die Rechtsprechung entwickelt sich weiter. Bleibt am Ball und passt eure Policies regelmäßig an. Der Aufwand zahlt sich aus – durch zufriedenere Mitarbeiter, geringere rechtliche Risiken und eine zukunftsfähige Unternehmenskultur.

Handeln statt Abwarten

Workation ist keine vorübergehende Mode, sondern ein fester Bestandteil moderner Arbeitswelten. Unternehmen, die jetzt handeln und klare Rahmenbedingungen schaffen, verschaffen sich einen Vorsprung. Wer wartet, bis die ersten rechtlichen Probleme auftauchen, zahlt doppelt: finanziell und in puncto Reputation.

Startet mit einer Bestandsaufnahme: Wie viele eurer Mitarbeiter würden Workation nutzen wollen? Welche Tätigkeiten eignen sich dafür? Welche Länder sind aus rechtlicher Sicht unkompliziert? Entwickelt daraus eine Policy, die zu eurer Unternehmenskultur passt. Holt rechtliche und steuerliche Expertise ins Boot – die Investition lohnt sich.

Kommuniziert die neuen Regeln transparent und schult eure Führungskräfte. Sie müssen verstehen, warum bestimmte Einschränkungen notwendig sind und wie sie Anfragen bewerten sollen. Eine gut umgesetzte Workation-Policy wird zum Aushängeschild eurer Arbeitgebermarke. Sie zeigt, dass ihr Vertrauen schenkt, Verantwortung übernehmt und die Bedürfnisse eurer Mitarbeiter ernst nehmt.

ey.com – Workation: Welche rechtlichen Fallstricke zu beachten sind

tk.de – Workation: Diese Compliance-Risiken müssen Sie kennen

adg-campus.de – Rechtliche Fragen bei der Einführung von Workation

cpm-steuerberater.de – Workation – Ertragsteuerliche Konsequenzen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

thorn-arbeitsrecht-muenchen.de – Workation im Arbeitsrecht: Arbeiten im Ausland – Regeln, Risiken

mgp-steuerberater.de – Workation richtig besteuern: Regeln, Kosten, Risiken

wilmesmeyer-recht.de – Arbeiten, wo andere Urlaub machen – Fallstricke für Arbeitgeber bei Workation

haendlerbund.de – Workation » Arbeit und Urlaub rechtlich sicher kombinieren

factro.de – Workation – Steuerrechtliche Vorschriften 2025

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